Cuatro agencias del gobierno de Puerto Rico están viendo atrasos en el desembolso de los fondos para la recuperación relacionados con el paso de los huracanes Irma y María por no haber corregido una serie de fallas en el manejo del dinero otorgado por la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA, en inglés) y que fueron identificadas por la Oficina del Inspector General (OIG) del Departamento de Seguridad Nacional de Estados Unidos en auditorías realizadas en 2019.
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Según el director ejecutivo de la Oficina Central de Recuperación, Reconstrucción y Resiliencia (COR3, en inglés), Ottmar Chávez Piñero, los señalamientos no limitan que FEMA siga aprobando fondos de recuperación, pero sí afectan el proceso de desembolso de estos dineros a las agencias. El COR3 es la entidad encargada de canalizar los fondos de FEMA a agencias públicas, municipios y organizaciones sin fines de lucro.
“Completar las acciones correctivas, ciertamente, va a tener un impacto en el desembolso [de fondos]. Dentro del proceso de la validación del grant, en el cumplimiento y compliance, tenemos que asegurarnos de que esas agencias cumplan los resultados de las auditorías en las que estén, como parte de los check lists. Si no se corrigen, podrían tener un impacto en el desembolso”, dijo Chávez Piñero.
La OIG evalúo las políticas de uso, contratación y pagos de nóminas de los departamentos de Vivienda, Educación y Transportación y Obras Públicas y de la Autoridad de Acueductos y Alcantarillados (AAA), relacionados con los fondos del programa de Asistencia Pública de FEMA. Las investigaciones se centraron en el manejo del dinero asignado bajo las Categorías A y B que incluyen el recogido de escombros y mitigación de desastres, para el periodo de septiembre de 2017 hasta el 14 de diciembre de 2018.
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Las auditorías no establecieron penalidades sobre las agencias federales y locales evaluadas. La OIG se limitó a ofrecer recomendaciones para corregir los señalamientos y evitar el fraude o despilfarro de dinero público en desembolsos futuros.
FEMA ha obligado $2,072,775,349 en fondos de Asistencia Pública a estas cuatro agencias hasta el 20 de julio de 2020, según el portal del COR3. De este dinero, que corresponde a los trabajos hechos durante la emergencia de hace casi tres años, el gobierno ha recibido $1,664,726,276, o un 80.3%, la mayoría concentrado en el Departamento de la Vivienda. El restante todavía no ha sido desembolsado debido al proceso de planificación, desarrollo y evaluación que de ordinario exige FEMA para obligar y desembolsar fondos, a lo que se suma el cumplimiento de los señalamientos de las auditorías de la OIG que todavía no se han corregido del todo.
Agencias no contaban con procesos adecuados para evitar despilfarro de dinero
En las auditorías realizadas por la firma Williams, Adley & Company–DC se encontró que las cuatro agencias no contaban con los controles adecuados para prevenir fraude o despilfarro de dinero público, como, por ejemplo, tener procesos estructurados para registrar el uso de los fondos del programa de Asistencia Pública de FEMA.
En los hallazgos se señala a FEMA y a COR3 como los responsables de no haber provisto asistencia técnica adecuada a las agencias locales para evitar el manejo incorrecto de los fondos, sobre todo, al pagar nómina, otorgar contratos o adquirir servicios durante el proceso de recuperación en los meses siguientes al paso del huracán María en 2017.
Chávez Piñero objetó ese señalamiento al indicar que COR3 ha establecido talleres de capacitación técnica a los subreceptores de fondos de FEMA.
“Durante el último año nuestra división de subvenciones ha desarrollado numerosos módulos de capacitación en línea para subreceptores sobre los requisitos de adquisición y el uso de la herramienta del Sistema de Recuperación por Desastre (DRS, en inglés) para iniciar el proceso de solicitud de reembolso. Esta capacitación proporcionó orientación específica sobre cómo presentar la documentación requerida para respaldar los costos del proyecto, incluidos los costos de la fuerza laboral”, sostuvo Chávez Piñero en una carta enviada al administrador regional de la región II de FEMA,Thomas Von Essen.
La auditoría que se realizó en el DTOP, por ejemplo, encontró fallas en el otorgamiento de contratos para trabajos de recuperación. Durante la evaluación de 11 contratos concedidos por DTOP — valorados en aproximadamente $229 millones —, se encontró que los contratistas no estaban inscritos en el Registro Central de Contratistas (SAM.gov) de Estados Unidos y no se incluía un análisis detallado de la información de precios de cada solicitante. De igual manera, los acuerdos no se suscribieron a las disposiciones de las Reglas Uniformes de FEMA que establecen una serie de cláusulas que se deben incluir en los contratos con fondos federales. Según la OIG, esas disposiciones se dejaron fuera en tres contratos de remoción de escombros que otorgó el DTOP y que totalizaron $500,000.
El secretario de Transportación y Obras Públicas, Carlos Contreras, justificó el fallo al expresar que los contratos se otorgaron en momentos en los que Puerto Rico estaba en medio de la emergencia tras el paso del huracán María, lo que provocó que no se siguieran cursos ordinarios. Ante los señalamientos, Contreras mencionó que se han “han hecho ajustes y mejorado los procesos” para evitar cometer este tipo de errores en el futuro. Pero no proveyó una lista actualizada que evidencie cuáles de los cuestionamientos ya se resolvieron y cuáles no.
Dijo que no ha recibido ninguna información sobre cómo estos señalamientos podrían limitar el desembolso de fondos restantes para la recuperación, contrario a lo que indicó al Centro de Periodismo Investigativo (CPI) el director ejecutivo de COR3.
“Si a uno le limitan fondos, afecta. Pero en el caso del DTOP, no se me ha hecho ninguna expresión de que se pueden afectar los fondos. Así que es una situación hipotética de la que no puedo responder”, dijo.
Hasta el 20 de julio, FEMA ha obligado $254,895,257 al DTOP bajo las categorías A y B de Asistencia Pública, de los que solo se han desembolsado $183,613,827, o un 72%.
La OIG también quiso evaluar el manejo del pago de nómina de DTOP. Sin embargo, la agencia federal denunció que el DTOP no proveyó la información solicitada y se tardaron tres meses en responder los requerimientos necesarios para completar la auditoría. En concreto, el DTOP no suministró las hojas de trabajo de 10 empleados seleccionados al azar y que eran parte del grupo de 629 trabajadores en nómina entre septiembre y diciembre de 2017. Aún más, al momento de la publicación de la auditoría, la agencia todavía no había reclamado los fondos para reembolsar los pagos a empleados bajo las categorías A y B, aunque ya habían pasado más de 18 meses desde que se declaró zona de desastre en Puerto Rico.
Contreras declinó emitir expresiones sobre la denuncia de los auditores de la firma Williams, Adley & Company–DC sobre la poca colaboración del DTOP con el proceso de auditoría.
En el caso del Departamento de Vivienda de Puerto Rico, la auditoría halló que esta agencia no ingresó correctamente las hojas de registro de horas extra de sus empleados en el sistema de nómina, lo que causó que los salarios y los beneficios adicionales para algunos empleados fueran incorrectos.
La OIG evaluó las nóminas de 15 empleados a los que Vivienda les pagó y que luego FEMA reembolsaría por medio del programa de Asistencia Pública. Los auditores contrastaron las horas reportadas con el dinero pagado por la agencia y encontraron que seis de estos empleados recibieron pagos menores a las horas reportadas para un total de $3,846.60 menos. Por ejemplo, los auditores encontraron que uno de estos trabajadores había acumulado un total de $3,413.92 en horas extra. Sin embargo, el Departamento de Vivienda solo le pagó $432.68.
A los nueve restantes se les pagó en exceso, lo que totalizó $3,650.27 en fondos distribuidos de más. Se recomendó a FEMA y a COR3 ordenar a Vivienda una revisión de la nómina para el resto de los 123 empleados a los que se les pagó entre septiembre y diciembre de 2017.
No se especificó qué tipo de acciones debe tomar la agencia. Tampoco se aclaró si se le pagará el dinero adeudado a los empleados a los que se les pagó de menos o si los trabajadores a los que se les pagó en exceso deben devolver la cuantía cuestionada.
El Departamento de la Vivienda no respondió las peticiones de entrevista del CPI.
Cuestionan pago en exceso por generadores eléctricos en la AAA
La OIG también encontró que la AAA no siguió los procedimientos establecidos para garantizar que cada proveedor tuviera un certificado de elegibilidad en el SAM.gov antes de recibir una adjudicación de contrato.
“La AAA no se aseguró de que los proveedores tuvieran el certificado de elegibilidad adecuado en 2017”, lee la auditoría para la que se evaluaron cinco de 21 contratos otorgados entre septiembre y diciembre de 2017 con un valor total de $9,687,524.
Sin embargo, la presidenta ejecutiva de la AAA, Doriel Pagán, debatió el señalamiento y dijo que la agencia lleva a cabo sus procesos de adquisición a través de la Administración de Servicios Generales. Sostuvo que la AAA “cumplió con todos los requisitos de su proceso de adquisición de emergencia”.
También se señaló a la AAA por haber reclamado $72,304 de más en la solicitud de reembolso de costos por el uso de generadores. Según la AAA, el problema se debió a que empleados de la corporación registraron de manera incorrecta el consumo de los generadores y no usando las unidades en kilovatios (KW).
El resto de los señalamientos se mantienen sin resolver.
Señalan atraso en la recuperación de Eduación
En el Departamento de Educación (DE), la auditoría indica que esta agencia no presentó solicitudes de reembolso a COR3 de manera oportuna, lo que resultó en demoras en la recuperación de los costos incurridos para la reparación de escuelas, específicamente para los servicios de eliminación de escombros y completar algunas de sus medidas de protección de emergencia. Señalaron que la escasez de personal del DE con conocimiento de los requisitos de FEMA para identificar los costos contribuyó en el retraso de solicitudes de reembolso. El periodo cubierto en la auditoría corresponde al mandato en esa agencia de la exsecretaria Julia Keleher, acusada por las autoridades federales por conspiración para cometer fraude, robo, fraude electrónico, lavado de dinero y conspiración para lavado de dinero.
Asimismo, sostiene la auditoría que el DE no tenía la capacidad de administrar eficazmente los fondos de subvención de Asistencia Pública de acuerdo con las regulaciones federales y las pautas de FEMA. Se recomendó a FEMA y COR3 dar asistencia técnica y monitoreo adicionales para garantizar el cumplimiento de las regulaciones federales en adquisiciones de equipos y servicios.
Aunque el secretario de Educación, Eligio Hernández Pérez, no estuvo disponible para entrevista con el CPI, en declaraciones escritas la agencia precisó que fue a raíz de los terremotos que la agencia comenzó un proceso para fortalecer la plantilla de expertos para que la Oficina de Infraestructura tenga mayor efectividad en las gestiones de reclamaciones y uso de fondos FEMA para los fondos que faltan.
“Los temblores que comenzaron desde enero y la pandemia que comenzó en marzo provocaron que el personal de esta división trabajaran con los asuntos relacionados al estado de los planteles afectados. Nuevamente, se retomó el trámite de contratación de los expertos para proseguir los trabajos [de recuperación post huracán]. Asimismo, [este personal] ha estado en constante comunicación con COR3 para toda la asistencia necesaria”, sostuvo la agencia.
Educación tiene obligados $306,989,575 en fondos de las categorías de emergencia de Asistencia Pública hasta el 20 de julio. De este monto, solo se le han desembolsado $34,725,358, es decir, un 11.3%. La mayor parte de los fondos que no se han desembolsado corresponden a la categoría B.
La agencia alegó que los trabajos de remoción de escombros en las escuelas fueron completados en su totalidad, debido a que se usaron unos $17.4 millones correspondientes a la categoría A que sí fueron desembolsados. Pero, a su vez reconoció que esperan por el reembolso de cerca de $52 millones que fueron utilizados bajo el programa de Renueva Tu Escuela.
“Se han comenzado trabajos de mitigación y reparación de techos en varios planteles. El uso de los fondos de categoría B se extendió hasta enero de 2021, lo que permitirá que continúen los trabajos ya comenzados. A la vez, se trabaja en unión a COR3 en la comunicación y capacitación del personal para la administración de los fondos. COR3 llevó a cabo adiestramientos sobre risk assessment y las visitas a lugares impactados según las evaluaciones que se hayan hecho durante el proceso de reclamación de daños”, mencionó la agencia.
El DE informó que han tenido varios acercamientos con COR3 para la asistencia necesaria en el manejo de los fondos que serán asignados a través de FEMA y que han iniciado el proceso para el monitoreo de los fondos, adiestramientos y el otorgamiento de las herramientas para comenzar el reembolso de los fondos.
COR3 es juez y parte en la fiscalización
Como receptor central del dinero FEMA, el COR3 es la agencia local que se encarga de desembolsar los fondos que han sido obligados para los procesos de recuperación una vez se cumplan una serie de pasos, evaluaciones y requisitos por parte de las los subreceptores (agencias de gobierno, municipios y entidades sin fines de lucro).
Por eso, Chávez Piñero alegó que varios de los señalamientos encontrados por la OIG ya fueron resueltos con la creación de COR3 en octubre de 2017.
“En el periodo evaluado para las auditorías, FEMA era quien hacía los desembolsos. Sacar un reporte de una auditoría dos años después que se hace la evaluación, quizás refleja resultados que ya se han atendido como parte del proceso de cumplimiento que se estableció con el COR3”, dijo.
Con él coincidió Juan Andrés Muñoz, director de Asuntos Externos de FEMA, al expresar que las evaluaciones que hizo la OIG fueron en momentos en que no existía un intermediario entre FEMA y las agencias del gobierno de Puerto Rico.
“FEMA reconoce el progreso que ha hecho COR3 y los beneficios a largo plazo de las medidas implementadas, incluida la aplicación de fuertes controles internos para el manejo de las subvenciones y el establecimiento de mecanismos para reportar el despilfarro, fraude y abuso en la utilización de los fondos de recuperación”, dijo Muñoz en declaraciones escritas.
Ninguno de los dos funcionarios aclaró cuáles de los señalamientos de las cuatro auditorías ya fueron resueltos, más allá de hablar de manera general sobre talleres y comunicaciones que han tenido con las agencias locales en los últimos dos años.
No obstante, Muñoz precisó que “FEMA proporcionará a COR3 la asistencia técnica necesaria para asegurar que mantenga su capacidad de manejar las subvenciones”, según recomendó la OIG en las cuatro auditorías.
Hasta la fecha, ninguna de las cuatro agencias cuestionadas ha resuelto todos los señalamientos, encontró el CPI.
Gerardo Mena, director de la división de cumplimiento de COR3, explicó que se trabaja actualmente con FEMA para ir resolviendo todos los hallazgos de las cuatro agencias auditadas, pero no tienen una fecha clara de cuándo concluirá todo el proceso.
“Todas las situaciones incluidas en esos informes las trabaja directamente FEMA, quien establece su plan de trabajo. De ahí [FEMA] nos incluye para las últimas gestiones de estos cuatro sub recipientes específicos. Cada dos semanas estamos en seguimiento con FEMA trabajando el proceso de lo que es cada uno de los requisitos que se discutieron con la OIG”, mencionó Mena.
COR3 se encarga de velar que las agencias locales cumplan con los requisitos de FEMA. Sin embargo, el 18 de junio de 2020, Chávez Piñero envió una carta a Thomas Von Essen, administrador de la región II de FEMA, en la que cuestionó varios de los puntos encontrados en las auditorías y defendió la labor de COR3 en proveer asistencia técnica a las agencias del gobierno auditadas.
En la carta, Chávez Piñero menciona que personal de la Oficina de Cumplimiento de COR3 envió a FEMA un plan de acción correctiva para abordar cada una de las recomendaciones de la OIG. Señaló que este personal también se ha puesto en contacto con las cuatro agencias auditadas y han trabajado para abordar los hallazgos y las recomendaciones.
También expresó su malestar de que la OIG no diera espacio para que las agencias locales reaccionaran antes de que se publicaran las cuatro auditorías: una el 26 de marzo (Departamento de la Vivienda) y el resto el 9 de abril de 2020.
“Esta información podría haber sido aclarada por COR3 si se le permitiera comentar antes de que se emitiera el borrador final. Además, la participación de COR3 y los subreceptores antes permite una corrección más eficiente de cualquier problema”, alegó.
Por su parte, Von Essen tomó nota de la queja del director ejecutivo de COR3, que hizo constatar en una carta de respuesta enviada el 14 de julio. “Con respecto a los informes finales publicados anteriormente, comunicaremos sus inquietudes a la entidad apropiada, ya que esto tendrá un impacto nacional”, expresó.
Vanessa Colón Almenas y Cristina del Mar Quiles colaboraron en esta historia.
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