La Contraloría de Puerto Rico detectó varias irregularidades en las operaciones fiscales de la Comisión Estatal de Elecciones (CEE). En un informe se revela que los funcionarios que actuaron como secretarios no habían preparado 111 minutas (el 73%) de las 152 reuniones que la CEE llevó a cabo para el periodo auditado, que comprende del 1 de enero de 2014 al 30 de junio de 2017.
Según la Contraloría, “el secretario tiene el deber de tomar notas, redactar, preparar las actas o minutas de las reuniones y certificarlas. Esta situación, contraria a la Ley Electoral, puede propiciar que se objete la legalidad y validez de las actuaciones al no presentarse las minutas en las siguientes reuniones para su aprobación”.
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La auditoría señala, además, que se incumplió con la disposición de preparar y remitir los single audits a la Comisión de Asistencia Electoral de los Estados Unidos, que había desembolsado $3.2 millones en fondos federales de 2014 a 2017.
Asimismo, el documento establece que los servicios de contadores públicos autorizados para realizar los estados financieros de 2016 se contrataron 70 días después a la fecha límite y todavía al 20 de febrero de 2018 no se había completado ni remitido el single audit del año fiscal 2016.
A su vez, la Contraloría indicó que “nuestros auditores identificaron que al 30 de junio de 2017, el puesto de auditor interno llevaba seis meses vacante y no se había nombrado un Comité de Auditoría Interna. Esta deficiencia puede afectar la independencia, integridad, confiabilidad y la transparencia de sus procesos. Una situación similar ya se había comentado en el Informe de Auditoría DA-10-10 del 2009”.
Consignó, igualmente, que en 2016 no se realizó un inventario físico según dispone la reglamentación vigente de las 17,937 unidades de propiedad adquiridas a un costo de 17.7 millones.
Además, el informe señala que el almacén de materiales y suministros carecía de controles internos, ya que para 2014, 2016 y 2017 el guardalmacén no realizó los inventarios físicos al menos dos veces al año según dispone el Manual de Procedimientos.
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La auditoría detectó también que la oficial pagador especial, que responde a la jefa de Finanzas, realizaba funciones conflictivas ya que esta registraba en el sistema de contabilidad las peticiones de fondos, realizaba gestiones para localizar beneficiarios de los cheques devueltos a la vez que cancelaba los cheques caducados.
“Esta situación, contraria a la Ley 230 de Contabilidad de Puerto Rico, propicia el ambiente para que se comentan errores e irregularidades”, sostuvo la Contraloría en el informe.
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