Opinión: Please, dale reply

Lea la opinión de Marta Michelle Colón

Por Marta Michelle Colón

¿Alguna vez te sientes como si estuvieras gritando al más allá cuando envías un correo electrónico? Ponemos la petición en el universo  y luego nos sentamos con los dedos cruzados, con la esperanza de una respuesta en la próxima década.

Gracias a mi trabajo, lo he visto todo cuando se trata de mensajes sin respuesta. Manejo correspondencia con personas que reclaman estar perpetuamente ocupadas, que piensan que otros no son importantes o que, simplemente, carecen de accountability, organización y respeto a ellos y a los demás.

Estas actitudes son difíciles de cambiar. Sin embargo, sí hay formas de obtener las respuestas que necesitamos de los ocupados, los lentos y los inconscientes.

1. Haz la conexión regalándole una razón para querer contestar: desde elementos tan sencillos como deletrear su nombre correctamente hasta haciéndolo relevante para la persona —con “yo o usted” y apelando a su personalidad— incluidos los egos.

2. Facilita la respuesta racionalizando el mensaje. Usa la línea de tema para informar qué necesitas en tres palabras; no en un poema. En el primer párrafo, saluda (es cortesía común y crea conexión positiva), ve directamente al punto (por qué escribes); e informa para cuándo lo necesitas (manejando expectativas). Si buscas una aprobación, proporciona tres recomendaciones , así la persona tiene que pensar menos, sobre todo porque puede estar sufriendo de fatiga por toma de decisiones.

3. Da seguimiento buena gente, incluido el correo electrónico original y recordándole la petición original y la fecha límite,  pues la amnesia selectiva es real. ¿Un segundo correo electrónico y todavía no recibes respuesta? Escribe un tercero pidiendo disculpas por tanto seguimiento (es una manera pasiva de recordar la comunicación incomunicada) y recuerda las posibles consecuencias: por ejemplo, la dilatación de asuntos importantes, la proyección negativa de la persona que no contesta los emails, la proyección de ser más lento que una tortuga en asuntos importantes. ¡Esta pasividad-asertiva rinde muchos frutos!

4. Y si todavía no hay respuesta, es hora de esa medida tan odiada por muchos:  una llamada telefónica. No podemos quedarnos en “no me contestan los correos electrónicos” si no tratamos diversas formas de comunicación. Tal vez, la persona perdió sus espejuelos y, por eso, lleva una semana sin leer los mensajes.

¿Quién sabía que un correo electrónico podía ser una interacción tan complicada? Recomendación: ¡sé optimista, sal y consigue algunas respuestas! Quizás, esta vez si le dan reply

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