Columna de Marta Michelle: ¿Cómo respondo a los correos electrónicos en 24 horas?

Por MARTA MICHELLE

¿Cuántas veces has escrito a una persona y pasan los días, semanas o quizás nunca recibes respuesta? ¿Cómo aseguramos proyectar lo mejor de nosotros cuando recibimos sobre 350 correos electrónicos semanales? Sencillo – responder en menos de 24 horas, con una línea que informe responderemos y requerimos más tiempo. Satisface a la otra persona y nos permite manejar efectivamente nuestro inbox.

1. “Estaré en contacto en (cantidad de días)”

Es esencial manejar expectativas – informarle a la persona para cuando debe esperar la respuesta para evitar frustración y confusión.

Si esperamos una semana para contestar el correo con todos los datos requeridos, puede proyectar que no le dimos prioridad, que carecemos de consideración y respeto. Por otro lado, si la respuesta se envía antes de lo indicado, nos convertimos en la persona que “requiría una semana, y es tan eficiente que lo completó antes”.

2. “Estoy en contra del reloj en un proyecto”

Si compartimos lo que tenemos en el plato (detalles no son necesarios), se logra mejor conexión y empatía. La otra persona conocerá que estamos liados en otros proyectos y requerimos unos días para darle atención a la petición. En vez de estar frustrado y dar seguimiento cada dos días, el resultado será que nos desean éxito y esperar por la fecha que nos comprometimos.

3. “Quiero consultar con un colega que al momento no se encuentra disponible”

Mucho de lo que recibimos, depende de validación de información o de otras personas. En vez de no contestar y crear la posibilidad que estamos náufragos en el Mar Rojo o enfermos, es más efectivo dejar saber que requerimos de terceras personas.

Respondiendo con prontitud proyecta que somos efectivos y eficientes, nos ayuda a manejar nuestro inbox y lucimos bien. Si son correos que la respuesta toma 3 minutos o menos, contestemos rápido – con los demás, estas líneas pueden ser la solución. Por supuesto, esto requiere disciplina por parte de nosotros, pues “Es mejor que no prometas, a qué prometas y no cumplas”.

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