Para Ivan Kroghrud, los seis años que pasó en la Armada noruega en los 90 fueron una etapa de adaptación permanente a nuevos compañeros.
Todos los agostos recibía a un nuevo grupo de reclutas. Y al trabajar muchas horas en barcos de patrullaje relativamente pequeños, la tripulación llegaba a conocerse rápidamente.
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Así, aprendían las características personales de cada uno y la mejor forma de trabajar juntos.
Pero cuando Kroghrud se pasó al mundo empresarial —a través de QuestBack, una empresa de encuestas en internet y recopilación de datos que fundó en 2000— se encontró con una situación era totalmente opuesta.
En menos de diez años, su compañía ya tenía más de 300 empleados. Tantos que no se sabía algunos de sus nombres, mucho menos tenía idea sobre cada una de sus personalidades.
"Me intrigaba y me frustraba la cantidad de tiempo que tomaba conocer realmente a alguien", apunta Kroghrud, "si se deja que las personas descubran quiénes son solo cuando trabajan juntos, seguramente habrá problemas y conflictos".
En 2011, mientras asistía a una conferencia en la London Business School, un profesor mencionó una idea que Kroghrud pensó que resolvería el problema: un manual de usuario personal.
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Y, ya en su oficina, redactó un documento de una página sobre la mejor forma de trabajar con él. Anotó lo que le gustaba y le disgustaba, y lo que esperaba de su personal.
Así, por ejemplo, reconoció que es proclive a las deliberaciones, incluso cuando otras personas desean que simplemente tome una decisión.
El feedback fue inmediatamente alentador. Algunos de sus empleados señalaron que el manual daba información importante sobre cómo trabajar juntos más efectivamente.
Desde entonces, Kroghrud estimula a todo el mundo que conoce a que redacten uno propio.
Para algunos, la idea puede sonar como una forma eficiente de llevarse bien con los compañeros de oficina. Para otros, sin embargo, puede parecer como un ejercicio de medias verdades y lenguaje corporativo.
Entre colegas
La idea de un manual del usuario personal se le ocurrió a Larry Stybel cuando estaba esperando para entrar en una reunión.
Era 2003, y Stybel, un cazatalentos ejecutivo y cofundador de una firma de Boston, Stybel Peabody & Associates, aprovechó el tiempo para leer las instrucciones de su nuevo celular.
Y, en ese momento, pensó que sería útil tener una guía sobre cada ejecutivo que reclutaba.
Así que experimentó con la idea de escribir un manual para él mismo. Luego, convencido de que ayudaría a la gente a conocerse entre sí, le pidió a cada ejecutivo que colocaba en un nuevo puesto a escribir uno propio.
Al pasar el tiempo, Stybel descubrió que los manuales ayudaban a revelar las idiosincrasias de cada ejecutivo. Y también la forma como sus subordinados podían trabajar mejor conociendo y sorteando esas peculiaridades.
"Ha reducido enormemente la incertidumbre de los nuevos empleados", apunta Sybel.
"Aun más, ayudó a aumentar sus posibilidades de éxito en el nuevo cargo".
En boga
Recientemente, el uso de los manuales se ha estado discutiendo en conferencias para ejecutivos, y algunas compañías de tecnología y start–ups le han pedido a sus empleados que los escriban.
David Politis, fundador y director general de la plataforma tecnológica Better Cloud, se enteró de la idea el año pasado en una conferencia.
Durante una sesión, el orador les pidió a los asistentes que redactaran allí mismo su propio manual.
"Fue un momento revelador", afirma. "Vi alrededor, y todo el mundo estaba escribiendo furiosamente".
Dos semanas más tarde solicitó a sus trabajadores que escribieran sus manuales.
Sugirió que utilizaran un conjunto de preguntas estándar, incluyendo: "¿Cuál es la mejor forma de comunicarse contigo?" y "¿Cómo te gusta que te den feedback?".
Las respuestas fueron publicadas en carpetas compartidas para que cualquiera las pudiera leer.
Politis publicó el suyo en las redes sociales, e incluso envió una copia a sus suegros.
Y los manuales dejaron al descubierto explicaciones para problemas latentes en la oficina.
Por ejemplo, el director financiero reveló que le gustaba trabajar temprano en la mañana, antes de tomar el tren a la oficina. Uno de sus colegas, mientras tanto, escribió que le gustaba trabajar tarde en la noche.
Repentinamente ambos entendieron por qué frecuentemente había una demora entre los correos electrónicos y las respuestas que se enviaban entre sí.
"Ahora todo el tiempo la gente consulta sus manuales de usuario", señala Politis.
"Entras a una reunión y escuchas que alguien dice: ’programé esto a las 7am porque vi que te gustan las reuniones temprano’".
Demasiada información
El concepto no está exento de desventajas.
Su creador, Stybel, advierte que nunca debe ser obligatorio, porque puede ser percibido como invasivo.
Eso es especialmente cierto en países como Japón, donde es menos probable discutir los hábitos personales en la oficina.
También existe una predisposición de las personas a no decir toda la verdad, incluyendo el cliché de asegurar que tu mayor debilidad es trabajar demasiado duro.
Politis ofrece una simple solución: "Si el jefe lo redacta primero y es honesto, la gente por debajo de él será honesta".
Ben Dattner, un psicólogo organizacional y orientador ejecutivo, basado en Nueva York, dice que es un instrumento útil para empleados que trabajan remotamente y que, quizás, nunca tengan una oportunidad de conocer a sus colegas frente a frente.
Sin embargo, advierte sobre el peligro de que el manual de tu jefe contenga imprecisiones.
Quizás, por ejemplo, asegura que le gusta ser desafiado, algo que solo sabrás que no es verdad cuando te castigue por precisamente hacerlo.
También existe la preocupación de que tu manual pueda ser usado en tu contra, especialmente si tienes la tendencia a divulgar demasiado sobre ti, agrega.
Di que no te gustan las reuniones temprano y es posible que tu jefe, que sí las prefiere, te diga que es hora de que te adaptes.
"En cierta forma, es una vulnerabilidad, así que debes tener cuidado con lo que pones y lo que le confías a los demás", resalta Dattner.
Hazlo bien, sin embargo, y Kroghrud ha encontrado que los manuales pueden ayudar a que las personas recién contratadas conozcan mejor a sus compañeros de trabajo.
Aunque no lo necesita en su actual compañía, MagicGarden, que ayuda a start–ups a desarrollar su negocio, Kroghrud conserva el que usó por primera vez y, ocasionalmente, lo actualiza.
"Son todas esas peculiaridades las que hacen que las personas sean personas", dice, "el manual de usuario personal es solo un atajo para descubrirlas y entender qué entusiasma a tus colegas".
