Mediante un proceso de pre-intervención para monitorear el manejo y custodia de los fondos de caja menuda, la Oficina del Inspector General (OIG), llevó a cabo un examen en la Compañía de Turismo, en la que se encontraron deficiencias y falta de controles.
Entre los hallazgos que se detallan en el informe se identificó que varios comprobantes no contaban con las firmas correspondientes para certificar y autorizar el uso apropiado de los fondos. Con el fin de validar que los mismos son solicitados para uso oficial en beneficio de la Compañía.
De otra parte, al realizar el arqueo del fondo de caja menuda -petty cash- asignado a la Oficina de Dirección de la junta de directores, se encontró diferencia, precisaron en comunicado de prensa. Dicha diferencia fue informada al custodio y este notificó que en ocasiones utilizaba el dinero del fondo para darle cambio a sus compañeros.
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La normativa de la Compañía de Turismo de Puerto Rico establece que no se podrá guardar dinero, valores o documentos que no estén relacionados con este fondo y el manejo de caja menuda es exclusiva para asuntos oficiales. Además, se identificaron fallas en la restitución de los fondos que son utilizados en la caja menuda.
La Compañía de Turismo maneja fondos de entre $500 a $800 en su “petty cash”. Es importante resaltar que, el Manejo de Fondos de Efectivo o caja menuda es una práctica permitida en entidades o corporaciones públicas, no obstante, su uso debe estar contabilizado reglamentado y estrictamente regulado por su custodio para asegurar que los fondos sean utilizados para fines únicamente oficiales y autorizados.
Los directores de administración o finanzas y custodios de caja menuda son las personas responsables de velar por el buen uso de los mismos. Es una responsabilidad asegurarse de que se cumpla con los procedimientos correctos y las políticas públicas de sana administración.
Entre las recomendaciones emitidas por la OIG se establece requerir a los supervisores mantener una supervisión eficaz de la utilización de los fondos de caja menuda conforme con los reglamento y procedimientos aplicables. Así como, orientar a los custodios de caja menuda para que se aseguren, que su uso esté debidamente autorizado por todos los empleados requeridos en sus procedimientos.
De igual forma, la OIG exhorta a todos los ciudadanos a continuar reportando toda conducta que refleje un mal manejo de fondos o propiedad pública, así como cualquier acto de corrupción e irregularidades en las entidades del Gobierno de Puerto Rico. A tales fines, podrán reportar los mismos a través de la línea confidencial de la OIG 787-679-7979, o a través del correo electrónico informa@oig.pr.gov.