Columna de Olvin Valentín: ¿Cuán frecuente debe reunirse la junta de directores?
La contestación a esa pregunta es sencilla: cuantas veces sea necesario. La frecuencia de las reuniones depende de las necesidades de cada organización…
Por Olvin Valentín @olvinvalentin
La contestación a esa pregunta es sencilla: cuantas veces sea necesario. La frecuencia de las reuniones depende de las necesidades de cada organización. Varios factores influyen, como la estructura de la organización, si tiene empleados o no, la cantidad de miembros que compone la junta, cuán productiva es o la cantidad de trabajo que realizan, entre otros. Algunas juntas de directores se reúnen una vez al año, que es lo mínimo requerido por ley. Otras se reúnen varias veces al año, mensual o incluso semanalmente. Lo importante es que se establezca una rutina que encuentre un balance entre las necesidades de la organización y la flexibilidad y compromiso de los miembros de la junta. Aún así, independientemente de la frecuencia establecida, el presidente puede convocar una reunión extraordinaria en cualquier momento que lo entienda necesario para atender asuntos especiales de la organización.
Por estas razones, una forma de asegurar reuniones más productivas y con más participación de los miembros es estableciendo las fechas con suficiente tiempo de antelación. Lo común es dejar establecida la fecha de la próxima reunión como último asunto en la agenda de la reunión en curso. De esta forma, antes de despedirse y acabarse la reunión, todos los miembros de la junta deben acordar la fecha de la próxima reunión. Algunas juntas de directores, por otro lado, identifican al principio del año todas las reuniones que celebrarán ese año. Al tenerlas en sus agendas con mucho tiempo de anticipación, es más probable que los miembros de la junta no se comprometan en esas fechas y resulte en mayor participación en las reuniones. Pero ojo… De cualquier forma será necesario hacer seguimiento cuando estén cerca las fechas porque se les puede olvidar.
Las juntas también pueden mantener comunicación entre reuniones, ya sea por correo electrónico, las redes sociales u otras herramientas. De esta forma pueden discutir asuntos previo a la reunión, aclarar preguntas, sugerir temas para la agenda o intercambiar documentos.
Lo importante es mantener la comunicación y participar activamente en la planificación y toma de decisiones que realiza la junta de directores.
