Herramientas para controlar el email
Les confieso que ando buscando una manera eficiente de poder manejar y disminuir la cantidad de emails que recibo diariamente. A gran escala, los mensajes son cadenas de conversaciones de las que uno les pierde el hilo luego de varias horas recibiendo otra docena más de nuevos emails. Simple y sencillamente, el email es la manera más ineficiente de manejar un proyecto o una tarea en el trabajo. Aún no logro encontrar la solución perfecta, pero creo que con la integración de redes sociales empresariales y mejores sistemas de manejo de email podré resolver este asunto en un futuro cercano.
El email es el responsable de una sobrecarga de comunicación innecesaria. Para que tengan una idea, se estima que los usuarios de email corporativo reciben un promedio de 117 emails diariamente, provocando que muchas personas con las que uno intenta comunicarse por este medio tarden en contestarte o simplemente nunca recibas una respuesta.
En Puerto Rico, el uso de redes sociales sobrepasa en más de un 20 % el tiempo que uno invierte manejando emails. Sin embargo, no vislumbro que el email desaparezca en un futuro cercano. Lo que sí veremos es un mejor manejo y control del flujo de mensajes de nuestro correo electrónico unido a la integración de herramientas de colaboración corporativa.
Hace varios meses, instalé en mi email el servicio de Sanebox.com para controlar la entrada de mensajes en mi inbox y concentrarme solo en los mensajes que tienen urgencia. Si tu smartphone está todo el tiempo avisándote que tiene un nuevo mensaje, este servicio te va a ayudar a conseguir un poco de tranquilidad en tu vida. Los usuarios de iOS Apple y Gmail pueden también descargar el nuevo app mailboxapp.com. Concepto similar a Sanebox, pero lo manejas desde tu smartphone.
Con el pasar del tiempo, veremos que las empresas se moverán hacia plataformas de redes sociales privadas para colaborar e interactuar de una manera mucho más rápida y menos redundante.
Uno de los grandes problemas del email es que hay mucha información valiosa de las empresas que se pierde en esta oleada de emails que circula diariamente por las redes.
Actualmente, existen servicios de redes sociales empresariales, como Chatter y Yammer. Las mismas son piezas importantes para convertir a las compañías en empresas integradas a las redes sociales (social business). Con la entrada de los nativos digitales al mundo laboral, veremos un movimiento hacia estas plataformas. No olvidemos que estos jóvenes (y muchos adultos) son expertos comunicándose por mensajes de texto, chat y escribiendo mensajes de 140 caracteres en Twitter.
Aún con esta nueva tecnología, el email continuará como el vehículo preferido para comunicarse con clientes y realizar transacciones de negocios. Para la comunicación entre departamentos o suplidores, estas redes jugarán un papel importante en las empresas para aumentar su productividad.